The better and more efficiently you are able to plan your work activities, the more productive you will become. People with constantly packed calendars full of meetings and tasks, constantly jumping from one thing to the next, may appear efficient, but they often struggle to focus on a single task for any extended period. Want a lighter calendar and a calmer, more effective workday? Here are several tips.
Set clear priorities
According to FastCompany, the first step is to define your priorities. Do not try to do everything at once or take on every task. Identify a few key priorities and organize your work around these main plans and goals.
Learn to say “no”
If a colleague wants to schedule a 30-minute meeting, but the topic is not relevant to your priorities, learn to say “no.” You do not have to accommodate everyone at all times.
Apply the two-minute rule
Try to follow the so-called “two-minute rule.” This principle states that if a task takes less than two minutes to complete, you should do it immediately. This prevents small tasks from piling up and cluttering your workflow.
Schedule downtime
Include free time blocks in your daily schedule. These are often necessary when a task takes longer than expected or when your priorities shift unexpectedly. These open time slots give you the flexibility to adapt without having to completely reorganize your entire plan.
-mm-
Volnějším kalendářem k produktivitě: Jak si chytře plánovat aktivity a nebýt zahlceni prací
Čím lépe a efektivněji si dovedete plánovat své pracovní aktivity, tím produktivnější budete. Lidé, kteří mají neustále plný kalendář různorodých schůzek a aktivit a pořád skáčou od jedné věci k druhé, často sice mohou působit jako efektivní pracovníci, ale ve výsledku se často nejsou schopni delší dobu soustředit na jeden pracovní úkon. Chcete mít volnější kalendář a pracovat více v klidu a efektivněji? Zde je několik tipů.
Mějte jasné priority
Podle FastCompany je ze všeho nejdříve nutné ujasnit si priority. Nesnažte se pracovat na všem a stihnout vše. Mějte několik málo jasných priorit a své pracovní aktivity plánujte kolem svých klíčových plánů a cílů.
Naučte se říkat „ne“
Kolega si chce s vámi naplánovat půlhodinovou schůzku, ale pro vás plánované téma není prioritní? Naučte se říkat „ne“ a nesnažte se vždy vyhovět všem.
Využijte „pravidla dvou minut“
Pokuste se postupovat podle tzv. „pravidla dvou minut“. To říká, že když nějaký úkol zabere méně jak dvě minuty, měli byste ho udělat ihned, bez jakéhokoliv odkladu. Tím se vám přestanou hromadit drobné úkoly.
Plánujte si volno
Během pracovního dne si naplánujte i volné časové bloky. Většinou jsou totiž tyto volné chvíle potřeba ve chvíli, kdy nějaký úkol zabere delší čas, než jste plánovali, nebo když se změní priority. Tyto volné časové úseky můžete k plnění těchto úkolů, aniž byste museli překopávat celý svůj plán.
-mm-